Peran Analis Sistem di Berbagai Perusahaan

Hello guys, siapa dari kalian yang kerjanya ingin menjadi System Analyst ?

Hayoo, kalo kalian mau jadi sistem analis, kalian harus baca post ini dulu niih, biar nanti ga bingung apa sih yang harus dilakukan pas lagi kerja. Nah, aku ada referensi nih buat kalian para calon System Analyst. Selain tugas dan tanggung jawab, aku juga menyertakan struktur organisasi serta job deskripsi dari perusahaan yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, silahkan lihat penjelasan dibawah inii.

a. PT. Smartfren

Struktur Organisasi

Uraian Jabatan

Berdasarkan struktur organisasi yang terlihat, setiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda berdasarkan tugas dan fungsinya dalam menjalankan setiap pekerjaan dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terkait dapat diuraikan sebagai berikut :

1. CEO

Dalam hal ini CEO memegang peranan penting dalam berjalannya system perusahaan secara financial dan mengembangkan serta menjalankan strategis perusahaan sesuai dengan visi dan misi PT Smartfren.

2. Deputy CEO

Mempunyai peranan dalam pelaksanaan berjalannya perusahaan terutama dalam bidang operasional perusahaan dan mengawasi kinerja system untuk memastikan efisiensi produk, kualitas dan manajemen sumber daya yang efektif.

3. Presiden Director

Berperan penting dalam memegang dan memantau fungsi dari perusahaan dan melihat kinerja dari masing-masing departemen (termasuk departemen pemasaran) dan memberi pertanggung jawaban kepada CEO.

4. Corporate Secretary

Bertugas menjadi penasehat untuk pihak eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara kepada publik, apabila diperintahkan manajemen.

5. Head of Commercial

Mempunyai wewenang untuk memperkenalkan perusahaan terhadap khalayak ramai dan mengembangkan strategi pemasaran. Bagian ini membawahi bagian pemasaran.

6. Head of Marketing

Bertanggung jawab dalam segala kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh Smartfren. Dan segala kegiatan itu akan dipertanggung jawabkan kepada Head of Commercial.

7. Advertising Division

Bertugas untuk memasarkan produk dari Smartfren agar dikenal khalayak ramai. Dalam divisi ini terdapat para staf yang mendukung dan membantu dalam proses pembuatan serta merealisasikan iklan tersebut. Staf-staf yang termasuk dalam divisi ini antara lain : marketing analyst, marketing planner, dan product development.

8. Public Relation

Divisi ini bertugas untuk menyampaikan informasi kepada publik tentang produk yang akan dijual di pasaran dan memberi kesan yang baik atas produk tersebut.

9. Sales Promotion

Divisi ini bertugas untuk menawarkan produk maupun sample produk dan membuat strategi penjualan yang berbeda dengan kompetitor lainnya. Staf yang termasuk dalam divisi ini adalah Sales Ambasador dan Sales Reporter.

10. Marketing Staff Division

Unit-unit yang membantu untuk merealisasikan kegiatan pemasaran dari sebuah produk. Pada umumnya dibagi dalam beberapa bagian kecil sesuai dengan kegiatan marketingnya ( advertising, public relation, dan lain - lain)

11. Head of Operation

Mempunyai wewenang untuk kepentingan operasional perusahaan. Bagian ini membawahi bagian IT, Human Resource, Accounting, Finance, Logistic, Inventory.

12. Head of IT

Mengawasi jalannya operasional TI dalam perusahaan, serta bertugas sebagai manajemen umum yang bertanggung jawab, menyelesaikan keluhan secepat mungkin, melakukan perawatan dan pencegahan, serta mempersiapkan kebutuhan akan pelatihan yang tepat untuk menghindari potensi pelanggaran, memimpin Departemen dan membuat aplikasi komputer yang kreatif.

13. IT Planning

Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi ) serta membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)

14. IT Budgeting

Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures.

15. IT Development

· Menulis spesifikasi sistem dan dokumentasi program

· Pengujian aplikasi dan Implementasi

· Bekerja sebagai bagian dari Tim Pengembang Sistem Daerah

· Berhubungan dengan pengguna ketika mendefinisikan Sistem Tujuan

· Berpartisipasi di Weekly Developers Conference dan menyumbangkan ide-ide yang kreatif

· Bekerja dengan rekan dan berbagi pengetahuan

16. IT Infrastructure

· Bertanggung jawab atas penyediaan layanan infrastruktur termasuk aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan telekomunikasi.

· Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya

· Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atausistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara umum.

· Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recovery Plan)

17. Head of HRD

· Divisi ini bertugas untuk mengembangkan rencana strategis sumber daya manusia dalam mendukung strategi bisnis perusahaan untuk perjanjian dengan manajemen senior.

· Untuk mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan SDM sehari-hari termasuk rekrutmen dan melakukan evaluasi para staf dan pelatihan para staf.

· Untuk memasukkan pengembangan kebijakan tenaga kerja yang kompetitif sesuai dengan peraturan yang berlaku yang meliputi kehadiran, ketiadaan, disiplin, kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan, promosi, dan memotivasi staf.

18. Training & development

Divisi ini bertugas untuk mengawasi para staf yang sedang melakukan pelatihan dan memonitor perkembangan para staf tersebut dalam mengembangkan sistem yang sedang berjalan.

19. Payroll

· Menyiapkan slip gaji karywan setiap bulan

· Membuat laporan bulanan gaji karyawan

· Menangani permasalah yang ada pada karyawan mengenai gaji

· Menyiapkan Laporan gaji bulanan karyawan

· Kontrol absensi karyawan seluruh departemen

· Menyimpan data –data failing system

· Record karyawan baru

· Mengerjakan slip gaji karyawan yang di phk

· Membuat laporan jamsostek setiap bulan.

20. Recruitment

Bertugas untuk melakukan wawancara terhadap para pelamar baru dan menindaklanjuti tentang masalah administratif ke pihak HR Manager.

21. Head of Logistic

Memproses permintaan pembelian atau pengadaan barang baik dari proyek atau kantor pusat serta melakukan fungsi penyimpanan dan pengiriman barang yang sudah ada di gudang.

Uraian tugas :

· Memproses permintaan barang baik dari proyek atau kantor pusat sesuai prosedur.

· Memastikan bahwa proses pengadaan barang dilakukan secara terbuka dan adil.

· Mengontrol proses pengadaan dan penyimpanan barang digudang.

· Melakukan audit asset barang yang masih tersimpan di gudang

22. Head of Inventory

Pengetahuan tentang pembelian, requisitioning, metode saham dan prosedur dan prosedur custom clearance. Order loading pengolahan (produk & jasa), tindak lanjut dan memperbaharui status pengiriman dan proses custom clearance dan memastikan pengiriman produk tepat waktu.

23. Head of Finance & Accounting

· Secara keseluruhan kontrol semua fungsi keuangan dalam perusahaan

· Menetapkan dan memastikan proses keuangan dan administrasi beroperasi secara efektif dan efisien.

· Menyiapkan dan mengevaluasi proyek belanja modal dan rencana jangka panjang keuangan dan prakiraan.

· Memberikan informasi keuangan dan manajemen, yang handal, bermanfaat dan tepat waktu kepada semua Mitra / COO dan International Finance Departemen (IFD).

· Memastikan bahwa praktik kantor setempat (atau Lokal Book) sesuai dengan hukum setempat.

· Memastikan bahwa semua data keuangan dalam kitab Internasional sesuai dengan kebijakan IFD.

· Memahami dan meninjau kembali pajak daerah dan isu-isu hukum, menyiapkan rencana periodik pajak penghasilan kena pajak.

Sumber : http://thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2011-2-00376-KA%20Bab%203.pdf

Fungsi Analis Sistem di PT Smartfren

Dilihat dari uraian jabatan setiap departemen, dapat disimpulkan bahwa fungsi analis sistem di perusahaan tersebut terdapat pada jabatan IT Planning Department dengan deskripsi pekerjaan sebagai berikut :

· Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi ) serta membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)

b. PT. Mikronet Info Sarana

Struktur Organisasi

Deskripsi Pekerjaan

1. Direktur

- Memimpin dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.

- Berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal sesusai dengan visi dan misi perusahaan.

- Berwenang dalam memberikan persetujuan dalam hal keuangan dan kondisi-kondisi lainnya.

- Bertanggung jawab merumuskan perencanaan, kebijakan, strategi dan sasaran perusahaan.

- Berwenang mengadakan rapat untuk memantau keadaan dan perkembangan perusahaan.

- Berhak memperoleh infomasi dari setiap divisi mengenai hal-hal yang dianggap perlu dan berhubungan dengan seluruh kegiatan perusahaan.

- Mengawasi dan bekerja sama dengan para manajer agar kegiatan perusahaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan sehingga tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan tugas masingmasing divisi.

2. Divisi marketing dan Selling

- Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pemasaran, merumuskan strategi serta kebijakan pemasaran dan promosi.

- Mengevaluasi efektifitas, strategi dan kebijakan pemasaran serta promosi yang diterapkan perusahaan.

- Bertanggung jawab atas setiap kegiatan pemasaran dan promosi kepada direktur.

- Mengkomunikasikan surat kontrak kerja kepada divisi software house dan operasional mengenai kesanggupan.

- Bekerja sama dengan divisi finance untuk menentukan harga dari jasa yang dijual.

· Marketing

o Melakukan promosi-promosi sesuai kebijakan yang ditentukan.

o Mencatat data-data pelanggan yang memiliki potensi.

o Memberikan penjelasan kepada pelanggan terhadap produk dan jasa yang ada dalam perusahaan.

o Bertanggung jawab untuk memberikan informasi mengenai calon-calon pelanggan kepada sales.

· Sales

o Berusaha untuk mencapai target yang telah ditentukan.

o Menindak lanjuti hubungan dengan pelanggan-pelanggan yang mempunyai potensi.

o Bertanggung jawab atas produk dan jasa yang dijual.

o Memberikan faktur penjualan kepada kasir dan pelanggan sebagai bukti transaksi.

o Membuat surat kontrak kerja, dan meminta persetujuan kepada kepala divisi marketing dan selling kemudian memberikan surat kontrak kerja beserta biaya kepada pelanggan.

3. Divisi software house.

- Mengamati perkembangan aplikasi software saat ini, dan menginformasikan kepada para programmer dan analyst.

- Menyediakan hardware dan software atau device-device lainnya untuk membantu dalam proses produksi aplikasi program.

- Bertanggung jawab penuh atas kualitas aplikasi yang telah dihasilkan.

- Menentukan jadwal-jadwal pembuatan aplikasi, agar aplikasi jadi tepat waktu sesuai persetujuan dengan pelanggan.

· Analyst

o Melakukan survey ke perusahaan untuk mengetahui gambaran program yang diminta oleh pelanggan.

o Menganalisa kebutuhan informasi dan format laporan yang diinginkan pelanggan.

o Menganalisa dan mendesain sistem dan aplikasi yang akan dibuat.

o Memberikan hasil analisis kepada programmer, bisa berbentuk data flow diagram, class diagram, risk picture, use case. dll atau dalam bentuk blueprint dan portfolio.

· Programmer

o Membuat aplikasi/program sesuai dengan penjelasan analyst.

o Bertanggung jawab atas bug, error, ataupun security system pada aplikasi yang dibuat.

o Melakukan testing atau bug tracking sebelum memastikan program aplikasi layak untuk diimplementasi.

o Membantu dalam pengimplementasian aplikasi misalnya membantu dalam meng-instal aplikasi.

o Memberikan training kepada user cara penggunaan aplikasi yang telah dibuat.

4. Divisi Finance & Accounting

- Bertugas untuk menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data kepada direktur.

- Mengawasi pemrosesan transaksi-transaksi yang terjadi dan apabila terjadi penyimpangan wajib untuk melaporkan kepada direktur atau manajemen perusahaan agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin.

- Menentukan target perkiraan kenaikan modal dan presentase pertumbuhan modal tiap tahunnya.

- Menentukan alokasi dana untuk mengembangkan bisnis perusahaan.

- Bekerja sama dengan divisi marketing dan selling, dalam menentukan harga dari jasa yang akan dijual.

· Accounting

o Membuat pembukuan pengeluaran dan penerimaan bank.

o Membuat laporan laba-rugi, perubahaan modal dan neraca saldo.

o Menangani masalah perpajakan perusahaan.

o Menagih utang yang telah jatuh tempo.

o Membuat laporan keuangan perusahaan.

o Menyusun anggaran perusahaan secara keseluruhan dengan kerjasama seluruh kepala divisi.

· Cashier

o Menerima faktur penjualan dan mencatat semua yang berhubungan dengan pengeluaran dan pemasukan kas.

o Mengeluarkan khas untuk keperluan operasional.

o Bertanggung jawab atas pembayaran honor dan tunjangan kepada karyawan.

o Menangani hutang dan pembayaran hutang karyawan.

o Melakukan pelunasan terhadap hutang perusahaan.

5. Divisi Operasional

- Menajamin jalannya kelancaran aktifitas operasional perusahaan.

- Mengamati kualitas produk yang didapat dan berhak melakukan retur ke pemasok apabila produk yang didapat tidak sesuai permintaan atau ada kerusakan.

- Bertanggung jawab, menentukan, mengawasi dan mengendalikan aktifitas dari proses perolehan produk hingga proses pengiriman.

- Menyediakan komponen-komponen yang dibutuhkan dalam pemenuhan jasa ke pelanggan dan mengkoordinasi teknisi-teknisi untuk menjalankan tugas mereka.

- Bertugas mengawasi dan mengendalikan terhadap SJ (surat jalan) yang sudah dibuat, serta melakukan pengecekan kesesuaian barang pada daftar pengiriman barang.

· Purchase

o Bertanggung jawab terhadap ketersediaan stok barang.

o Mencari pemasok yang mempunyai harga jual terendah.

o Membeli barang-barang yang dibutuhkan perusahaan.

o Melaporkan kepada bagian cashier mengenai pengeluaran untuk pemenuhan pasokan barang.

· Delivery

o Bertanggung jawab atas pengiriman barang kepada pelanggan.

o Mengirim barang sesuai faktur yang didapat dari bagian cashier.

o Menerima faktur pembayaran dan pembayaran baik tunai ataupun tidak tunai untuk dilaporkan kepada bagian cashier.

6. Divisi Service and Maintenance

- Melayani keluhan pelanggan baik via telephone,e-mail atau pelanggan yang langsung datang ke perusahaan.

- Memperbaiki kerusakan pada hardware computer pelanggan.

- Menetukan biaya service apabila service dilakukan setelah masa garansi habis.

- Bertanggung jawab terhadap barang yang di service.

7. Divisi SDM

- Berwenang untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang menyangkut kepegawaian.

- Menjaga hubungan kerjasama diantara karyawan.

- Mengawasi jalannya kelancaran pembayaran pendapatan karyawan serta perhitungan pajak karyawan yang benar.

- Memberikan motivasi dan pembelajaran kepada karyawan demi kualitas SDM perusahaan.

· Personalia

o Melakukan seleksi dan perekrutan terhadap calon karyawan dan melakukan penempatan dan pemberhentian karyawan dari posisinya.

o Mencatat data-data mengenai karyawan perusahaan.

o Mengatur dan menghitung gaji, bonus dan tunjangan karyawan serta daftar kehadiran karyawan.

Sumber : http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00778-SI-Bab%203.pdf

Fungsi Analis Sistem di PT Mikronet Info Sarana

Dilihat dari deskripsi pekerjaan pada setiap divisi dan sub divisinya, dapat disimpulkan bahwa fungsi analis sistem di perusahaan tersebut terdapat pada divisi Software House pada jabatan Analyst dengan deskripsi pekerjaan sebagai berikut :

§ Melakukan survey ke perusahaan untuk mengetahui gambaran program yang diminta oleh pelanggan.

§ Menganalisa kebutuhan informasi dan format laporan yang diinginkan pelanggan.

§ Menganalisa dan mendesain sistem dan aplikasi yang akan dibuat.

§ Memberikan hasil analisis kepada programmer, bisa berbentuk data flow diagram, class diagram, risk picture, use case. dll atau dalam bentuk blueprint dan portfolio.

c. Hasil Perbandingan Peran Analis Sistem di 2 Perusahaan Tersebut

1. Persamaan

§ Mempunyai tugas untuk menganalisis, merancang, mengelola serta mengevaluasi sistem dan aplikasi yang akan dibuat.

§ Membuat dokumen yang dibutuhkan untuk kebutuhan sistem yang sudah ada maupun yang sedang diusulkan.

§ Mengevaluasi prosedur bisnis dan sistem serta mengimplementasikannya.

2. Perbedaan

Pada perusahaan PT. Smartfren tidak dijelaskan dengan detail tentang deskripsi pekerjaan, penjelasannya hanya menjelaskan secara umum deskripsi jabatannya. Berbeda dengan PT. Mikronet Info Sarana, pada perusahaan ini posisi system analyst sangat jelas karena deskripsi pekerjaan yang mendetail, mulai dari perancangan sistem sampai dengan menyampaikan hasil rancangan sistem kepada programmer.

PLEASE ATTENTION !

Untuk memperbaiki dan mengembangkan web ini menjadi lebih baik, mari bersama - sama kita bangun, caranya? Apabila kamu menemukan link yang mati/sudah tidak berfungsi atau gambar yang sudah tidak muncul/expire, silahkan hubungi kami disini. Laporan anda sangat berpengaruh pada perkembangan blog ini.Tanks atas perhatiannya thanks